有料ツールを増やす前に、作業を一つ整理する
便利そうだから契約する前に、今の手順を書き出す。
01 困っている場面を小さくする
「仕事を効率化したい」だけでは必要な機能を選べません。「注文内容を表へ転記するのに毎日十五分かかる」など、繰り返す作業を一つ取り出します。どこから情報が来て、何をして、どこへ渡すのかを順番に書くと、不要な作業が見つかることもあります。
02 必要な機能と便利な機能を分ける
必須なのは、解決したい作業に直接関係する機能です。連携数や機能数が多いこと自体を購入理由にしないようにします。今使っている形式でデータを取り込めるか、作業結果を必要な形式で出せるかなど、始まりと終わりの条件を確認しましょう。
03 小さなサンプルで試す
無料体験があれば、実際の流れに近いダミーデータで試します。顧客情報や社外秘の情報を入力する前に、勤務先のルールとサービスのデータ利用条件を確認してください。設定にかかる時間や、失敗したときの直し方も含めて使いやすさを見ます。
04 やめるときの手順まで確かめる
月払いと年払い、利用人数や使用量による追加料金、更新日を確認します。データを書き出せるか、解約後に閲覧できるかも比較項目です。契約を増やす前に、今あるツールで同じ目的を達成できないかも一度見直しましょう。